Si necesitas rentabilizar más tu organización, pero no dispones de muchos recursos, quizás deberías empezar por aplicar el método 5S, mucho más fácil, rápido y sencillo de aplicar y sin los medios que necesita la aplicacion de métodos como el conocido método "Agile".
Es un método interesante de analizar, en estos momentos donde la organización y el orden a lo japonés, se ha puesto tan de moda con la archiconocida Marie Condo, o métodos de felicidad como el nipón Método Ikigai, son adoptados por la vieja Europa en la búsqueda de nuevas formas de vida.
5S es un método dirigido a la organización de la empresa en todos sus niveles estructurales, aunque su utilización, ha puesto de manifiesto que puede ser utilizado fuera de ella, en otros muchos ámbitos de la vida diaria, pudiendo ser adoptado como una auténtica filosofía de vida.
Hoy nos centraremos en el impacto que puede tener su
aplicación en los Departamentos de Recursos Humanos y hablaremos de sus
bondades, especialmente interesantes en momentos económicos convulsos, donde
los escenarios VUCA cada vez están más presentes, y por tanto, nos viene exigido tomar
medidas correctoras urgentes, tendentes a la viabilidad como primera opción.
¿Por qué
el nombre de 5S?
Responde a los 5 pilares en los que está basado el
método, 5 palabras japonesas que comienzan todas ellas por la letra S.
En muchas ocasiones, nos preocupamos demasiado por conseguir
un gran número de recursos para llevar a cabo cualquier proyecto, cuando lo
realmente interesante, es poder realizarlo adaptando los recursos con los que
contamos, para encontrar el mejor encaje al menor coste.
Toda empresa busca ser productiva, eficiente, rentable y
establecer los métodos que mayor viabilidad aporte a la organización, y este
método, ayuda considerablemente a conseguirlo.
¿Cuándo y
por qué nace este método?
Japón necesitaba
resurgir tras la Segunda Guerra Mundial, afianzarse de nuevo como una
gran nación, y evolucionar económicamente de forma rápida y efectiva; así surge
5S, que comenzó a aplicarse en varios sectores de la sociedad
japonesa, principalmente en las grandes empresas. Esta nueva conducta aplicada
a la gestión de las compañías hizo posible el desarrollo basado en métodos
rigurosos.
El diseño y la concepción desde el principio del método corrió
a cargo de la empresa fabricante de automóviles Toyota, la cual se inspiró en
los conocimientos y la sabiduría milenaria de la cultura japonesa para
optimizar el desarrollo de sus procesos empresariales. La idea principal era
aprovechar al máximo el tiempo y los recursos disponibles, así como las
relaciones entre los trabajadores, el clima y el ambiente empresarial.
Los resultados comenzaron a ser muy positivos desde el
inicio, debido en parte, a la especial cultura japonesa basada esencialmente en
la disciplina.
A pesar de ser una herramienta muy sencilla, su efectividad viene definida por haber sido pensada para traer resultados concretos en un tiempo determinado.
El éxito de su aplicación desde la década de los 60, ha
hecho que sea tan solicitada en todo el mundo, yendo mucho más allá del entorno
de trabajo, donde inicialmente se desarrolló.
¿Cuál es
el funcionamiento de la metodología 5S?
Sencillo y simple, distribuido en 5 pilares básicos:
Aplicando estos principios, se persigue conseguir un control de calidad a todos los niveles basado en la antigua e interesante cultura oriental.
¿Cómo se aplican las 5S?
Seiri
"Cuantas menos cosas tienes, más sencillo es separarse de ellas"
Es el parámetro de organización de los recursos de los que
disponemos.
En esta etapa, la restricción al máximo todo lo que se
utiliza, desde los equipos para las actividades normales hasta los roles
ocupados por cada uno.
La idea es minimizar el uso de los materiales, ahorrar
espacios de almacenamiento y hacer una gestión inteligente de todo lo que se
maneja en el centro de trabajo. Tendremos que eliminar los archivos antiguos
o guardar de forma definitiva para
aumentar el espacio. La idea es utilizar únicamente lo que realmente se
necesita.
En este sentido, la transformación digital ha
contribuido favorablemente en este aspecto dentro de las organizaciones, sobre
todo a través de la digitalización, teniendo como resultado que la compañía
tenga menos elementos para administrar, lo que se traduce a una mayor
productividad.
Seiton
"Cuanto más sencillas son las cosas menos errores se cometen"
En el 5S el sentido de organización es también uno
de los pilares fundamentales para las organizaciones.
El método indica la necesidad de que el ambiente de trabajo
sea organizado para así facilitar al máximo el desempeño de los colaboradores.
Por este motivo, los espacios deben organizarse adecuadamente, con mesas,
compartimientos y armarios adecuados y agradables para trabajar.
La organización es vista como una de las bases del éxito de
una compañía, por lo que Seiton aplica esa idea en todos los espacios del
negocio.
Imprescindible se hace también inventariar todos los objetos, organizándolos
por categorías y nombres, que resulte fácil en su manejo. Sobre las mesas
deberíamos tener solamente aquellos objetos
utilizados con frecuencia, evitando así el desorden.
Seiso
"No es más limpio el que limpia sino el que menos ensucia"
Seiso es el pilar que trata sobre la limpieza. En
Oriente, este elemento va más allá de lo que significa la cuestión de higiene
como tal, al entender que tiene un impacto directo sobre el lugar y las
personas, ya que aporta una más alta productividad y rendimiento un lugar
salubre y limpio.
Es conveniente inculcar en toda la organización que mantener
un lugar de trabajo limpio es responsabilidad de todos y no solamente del
personal asignado para la función específica.
Cada colaborador supervisará a sus compañeros de trabajo, con
el objeto de mantener de forma constante buenas prácticas, que conserven limpia
la empresa, desde la adecuada eliminación o clasificación de la basura, hasta
el hábito de no guardar el material que se debe desechar.
Seiso también valora muy positivamente el aspecto físico y
la buena apariencia personal, con una adecuada presentación en el trabajo.
Seiketsu
"La motivación es lo que nos hace empezar, la rutina lo que nos hace continuar"
Las buenas prácticas se establecen perpetuas en el tiempo,
las ideas y las sugerencias deberían ser solo el principio.
La metodología 5S será satisfactoria en su ejecución cuando
las buenas prácticas sean un hábito aprendido por la organización sin solución
de continuidad.
Este pilar pretende normalizar las ideas ya
vistas, centrándose en la organización, la limpieza y el buen uso de los
recursos. De esta forma se hace realmente posible implementar estas nuevas
costumbres, fijándolas.
Para ello, la empresa necesita trazar protocolos,
procedimientos y rutinas de supervisión de los pilares ya promovidos. La idea
es que todo se practique realmente, convirtiéndose en parte integral de la
cultura de la empresa.
Los nuevos valores deben estar debidamente impregnados en
las personas y en la organización, reforzando las ideas y garantizando que las
personas entiendan su importancia y lo practiquen de forma diaria.
Shitsuke
"El apoyo del que menos podemos prescindir es el del propio esfuerzo"
Shitsuke puede ser considerado un valor de continuidad,
íntimamente ligado a Seiketsu. Su enfoque principal se define como el apoyo
al colaborador, de modo que se logre cumplir la metodología 5S de forma
fluida.
Aquí, la propuesta es enraizar las nuevas prácticas en lo cotidiano
de la compañía, pero siempre realizándolo por medio de la capacitación. El
apoyo e instrucción supervisada será crucial para la obtención de los
resultados pretendidos.
Formación, información, y desarrollo de las competencias son
algunos de los recursos que deben ser utilizados en esta etapa. De este modo,
los colaboradores podrán comprender la importancia de sus prácticas.
El trabajo constante y continuo sobre todos los temas
refuerza que no caiga en el olvido, es por ello que deberán establecerse
evaluaciones periódicas sobre la evolución de la metodología y la consecución
de los objetivos marcados.
¿Cuáles
son las ventajas de usar la metodología 5S en una empresa?
La aplicación de las 5S (control de calidad) brinda
amplios beneficios para las empresas en cuanto a productividad se refiere,
reforzando por otro lado el sentimiento de fidelidad de los colaboradores
participantes dentro de la empresa.
Enumeremos algunas de sus ventajas
·
Se produce un mejor uso de los recursos de la
organización
· Mayor competitividad de la empresa
· Se convierte en un lugar de trabajo más limpio y ecológico
· Se ahorra espacio
· Las condiciones de trabajo y el entorno de las personas mejoran considerablemente
· Se incrementa el nivel de productividad
· La empresa puede imponer un mayor enfoque en actividades con mayor valor para el negocio
· Mayor sentimiento de pertenencia, compromiso y fidelidad por parte de los empleados
· Un lugar de trabajo más atractivo que atrae el talento exterior
· Aporta seguridad de ejecución en el desempeño, con una menor siniestrabilidad y mayor vigilancia de la salud.
Por lo tanto,
Implementar la metodología 5S es una decisión que implica
poca inversión a nivel económico, pero que puede cambiar la mentalidad de toda
la organización, simplificando los procesos, agilizando los tiempos, reduciendo espacio, y apostando por la practicidad y la sencillez.
La aplicación de este método goza de muchos seguidores en la
actualidad, con un impacto muy positivo en los diferentes sectores de la
economía donde son aplicados, así como ha sido muy aceptado también en el ámbito privado de las personas.
Se debe tener presente que el modelo de las 5 S, en sí
mismo, no es un fin, sino un medio. El éxito que se consiga con este método
dependerá de cómo se aplique y del grado de implicación que tengan las personas participantes.
Su aplicación favorece la mejora de varios parámetros, pero
para lograrlo de forma satisfactoria, todo el personal de la organización debe estar completamente
comprometido con su implementación, su verificación y el mantenimiento del método durante tiempo prolongado.
